O sistema de ligações de PragSystem ajuda organizar o atendimento da empresa através do cadastro de ligações recebidas.
O objetivo do sistema de ligações é evitar fazer anotações e lembretes sobre ligações recebidas e ter um histórico de quando o cliente ligou e por qual motivo.
Se um cliente ligar para falar com uma pessoa específica, e esta pessoa não estiver na empresa no momento, você pode cadastrar uma ligação que será será exibida para ela quando ela acessar o PragSystem (caso a pessoa tenha acesso ao PragSystem) (Veja aqui como cadastrar usuários no PragSystem).
Para cadastrar uma ligação utilize a opção Cadastrar ligação no menu lateral na página de Ligações que pode ser acessada através do menu superior Ligações → Lista de ligações.
O formulário de cadastro de ligações contém apenas o bloco Informações.
O campo Resolvida serve para indicar se a ligação sendo cadastrada já está resolvida e não necessárias novas ações.
O campo Para contém uma lista de funcionário que acessam o PragSystem para selecionar. Caso seja selecionado um usuário da lista este usuário será notificado da ligação no Painel inicial do PragSystem no item Verificar ligações.
No caso do cadastro de ligações para pessoas que não acessam o PragSystem utilize a opção Outro no campo Para e preencha o nome no campo Outro que irá aparecer abaixo do campo Para.
No campo Quem ligou informe o nome da pessoa que telefonou.
No campo Telefone informe o número de telefone para que seja possível telefonar de volta.
No campo Assunto informe qual foi o motivo da ligação para que a pessoa responsável possa entender o assunto e ligar de volta.
Clique então em Salvar para registrar a ligação.
Após cadastrar uma ligação esta será exibida na lista de ligações, indicando se a ligação está pendente ou não, o nome da pessoa para quem a ligação é destinada e a data e hora.
Para adicionar históricos a uma ligação clique na ligação na lista de ligações para ver os dados da ligação. Na página com os dados da ligação clique em Novo histórico no menu lateral.
Você verá o formulário Novo histórico na própria página com os dados da ligação. Este formulário tem os campos Resolvida, para indicar que esta ligação não precisa mais de ações e o campo Histórico que deve ser preenchido com um relato da ligação.
Você pode adicionar históricos como “Liguei para o cliente mas ele não estava, falei com o auxiliar dele que me pediu para ligar novamente amanhã entre 9 e 10 da manhã”. Neste caso a ligação seria mantida como não resolvida para que você lembre de fazer a ligação no dia seguinte.
Para marcar uma ligação como resolvida adicione um histórico e clique no campo Resolvida, desta forma ligação não será mais exibida como pendente.
No menu lateral da página de ligações existem três opções para listar ligações.
A primeira opção é Listar todas as ligações. Esta opção lista todas as ligações cadastradas no PragSystem, da mais atual para a mais antiga.
A segunda opção é Minhas ligações pendentes. Esta opção lista apenas as ligações cadastradas com o seu nome no campo Para e que ainda não foram marcadas como resolvidas. Utilize a lista de ligações como lembrete de ligações que precisam ser realizadas.
A terceira opção é Todas as ligações pendentes. Esta opção lista todas as ligações pendentes, inclusive as ligações cadastradas para as pessoas que não acessam o PragSystem. Utilize esta opção para informar outras pessoas sobre ligações que precisam de atenção.
Utilize o formulário de pesquisa de ligações no menu lateral na página de ligações para pesquisar uma ligação pelo nome de quem ligou ou pelo número do telefone. Utilize esta pesquisa para verificar o histórico de uma ligação e dados como quando a ligação foi resolvida e qual foi o desfecho.
Você também pode cadastrar ligações para pessoas que não têm acesso ao PragSystem. Neste caso utilize a opção Todas as ligações pendentes no menu lateral na página de Ligações.
As informações preenchidas nos formulários deste manual são apenas exemplos para demonstrar as funcionalidades do PragSystem. Cadastre dados reais para a sua empresa.